2019.10.18 サポート豆知識

メール管理を効率化する5つの方法|仕事の効率アップテクニックとは

時間外労働の上限規制が設けられるようになり、仕事の効率化を意識している方も多いのではないでしょうか。仕事の効率化を考えるなら、メール管理の方法を見直すことも大切です。メールが多いと処理に時間がかかり、業務時間の多くを占めてしまうこともあります。
まずはメール管理を効率化し、メールにかける時間を短縮する方法を取り入れることが大事です。この記事では、メール管理の効率化とともに、メーラーの便利な設定方法についても紹介します。メール管理を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

メールを効率化できない原因

メールに多くの時間や労力がかかっている場合、まずはメール管理を効率化できていない原因を見つける必要があります。たとえば、メールの受信量が多すぎることが原因になっているケースも少なくありません。ほかにも、返信が不要なメールを溜めがちであったり、メールの文章を書くのに時間をかけすぎていたりすることが原因としてあげられます。

メール管理を効率化する方法

メールにかける時間や労力を減らして効率化するには、どういった対策が必要なのでしょうか。ここでは、メール管理を効率化する方法を5つ紹介します。

1.フォルダの自動振り分け設定をする

フォルダの自動振り分け設定をすると、必要なメールを効率的にチェックできるようになります。任意のフォルダを複数用意し、それぞれのカテゴリに合ったメールを受信するように設定しましょう。
そうすれば、たとえ不要なメールの受信量が多くても、必要なメールだけをすぐに確認することが可能です。自分ですべてのメールをチェックして振り分ける必要がないため、時間や手間を省けます。

2.対応時間を決める

メールのチェックや返信は、対応時間を決めて取り組んだほうが効率的です。他の業務をしている途中でメールが届くと、その都度確認する人も多いのではないでしょうか。しかし、そのような状態では業務に集中しにくく、仕事全体の効率が下がってしまいます。
たとえば、就業前、昼休み前、退社前など、1日の中でメールを確認する時間帯を決めておきます。そうすると、メールが気にならず、取りかかり中の業務にしっかり集中できます。新着メールの通知機能をオフにしておけば、つい気になってメールを開いてしまうこともありません。

3.スキャン読みを身に着ける

「スキャン読み」とは、タイトルと冒頭部分だけを読んでメールのだいたいの内容を把握することです。スキャン読みをしながら、対応が必要なメールをピックアップしていきます。すぐに返信できるものはその場で返信しても構いません。より深く内容を吟味する必要があるものやすぐに対応できないものについては、フラグをつけて分かるようにしておきましょう。
スキャン読みをよりスムーズに行うには、メールソフトのレイアウトを読みやすく調整したり、ショートカットを有効活用したりすることも大切です。

4.未対応メールを溜めない

メールの管理を効率的に進めるには、未対応メールをできるだけ溜めないことを意識しましょう。なぜなら、未対応メールがたまっていると、必要なメールと不要なメールの区別がつきにくくなるからです。受信フォルダの未読メールをゼロにするように心がけるとよいでしょう。
似た内容のメールを送ることが多いなら、あらかじめテンプレートを作っておくと便利です。たとえば、お礼メールのテンプレートを作っておけば、すぐに送信できて便利なうえに、相手に丁寧な印象を与えられます。

5.データを共有する

メールは連絡手段としてだけでなく、データのやり取りに利用される場合もあります。しかし、DropboxやGoogleドライブなどを使い、データをメール以外の方法で共有することにすれば、メールの手間を減らせます。
データのやり取りのためだけにいちいちメッセージを書く手間も省けるので、時間も短縮可能です。メールの数が減ることで、メールチェックも楽になります。

メール作成時に注意すべきこと

メール管理を効率化するには、受信したメールの対応以外にもできることがあります。自分がメールを作成する際にも工夫することで、効率化が可能なこともあります。ここでは、メール効率化に効果がある、メール作成時の注意点を紹介します。

件名をわかりやすくする

メールを作成するときは、件名を見ただけで概要がわかるようにすることが大切です。件名を見ただけでどのような対応が必要かわかるようにしておけば、スムーズに対応を進められます。
たとえば、件名に期限を記載したり、返信が必要かどうか記載したりする方法があります。件名で対応の判断ができると、相手がメールを見逃す心配も減らせるでしょう。メールは後から検索して探すことも多いので、件名がわかりやすいとすぐに見つけ出せるというメリットもあります。

辞書登録やテンプレートを使う

よく使う言葉は辞書登録をしておくと、入力がスムーズになります。いつもやり取りしている会社名や担当者名を登録しておけば、記載のミスも防げるので便利です。
また、メールの本文ではテンプレート化できる部分も少なくありません。決まりきった文言やよく使う内容があるならテンプレートを用意してコピー&ペーストができるようにしておくと、入力の手間を大幅に減らせます。

返信されやすい内容で書く

メールを作成するときは、相手の立場を考慮して返信しやすい内容にすることが大切です。たとえば項目をピックアップして記載し、相手が回答を書き込んで返信できるようにしておくとよいでしょう。そうすれば相手も回答しやすいので、すぐに返信をもらえる可能性が高まります。
スムーズにメールのやり取りができれば、スピーディーに業務を進めることができます。

送信の前にもう一度確認する

メールは、送信の前に必ず内容を確認しましょう。メールを書いているときには気づかなかった記載漏れやミスに気づくことができ、送信先間違いや、事実とは異なる内容を記載したまま送信してしまう誤送信の防止にも役立ちます。
送信した後に間違いに気づいて、相手にお詫びのメールを送るといった余計な手間を掛けることもなくなるのでメールの効率化にもつながります。

メールソフトの機能を活用する

メールソフトには、便利な機能がついているものもあります。メール管理を効率化するには、メールソフトの機能を有効活用することも必要です。ここでは、よく使われているメールソフトの機能について紹介します。

Gmailで効率化

GmailはGoogleが提供するメールソフトです。無料でさまざまな機能を使えることから、ビジネスの場では人気のツールとなっています。

ショートカット機能

Gmailにはさまざまなショートカットキーの機能があります。「g + i」で受信トレイに移動したり、「c」で新しいメールの作成画面を開いたりなどの動作が可能です。

ラベリング機能

各メールにラベルを割り当てるラベリングも便利です。キーワードはもちろん、送受信や添付ファイルの有無など、さまざまなラベルを付けて分類できます。

検索機能

Gmailの検索機能では、検索ボックスの中にコマンドを入力することで特定条件の検索が簡単にできます。例えば未読のメールを表示できる「is:unread」や添付ファイルのついたメールを探せる「has:attachment」などがあります。検索コマンドを使いこなせば、スムーズな検索が可能です。

アーカイブ機能

アーカイブ機能とは、アーカイブしたメールを受信ボックスから非表示にできる機能です。検索ボックスで「-in:inbox」のコマンドで検索した場合にのみ表示することができます。「不要だが、後から必要になる可能性がゼロではない」といったメールも、アーカイブすればいつでも呼び出すことができます。
一度読んで対応不要なメールはアーカイブすることで。受信ボックスの整理ができ、メールチェックの際に受信ボックスが見やすくなります。

Outlookで効率化

OutlookはMicrosoftのメールソフトです。WordやExcelとともにOutlookを利用している企業も多いのではないでしょうか。

ショートカット機能

Gmailと同様に、Outlookにもショートカットキーがあり、使いこなすと効率的にメール管理ができます。たとえば、「Alt+S」でメール送信、「Ctrl+F」でメール転送が可能です。

署名機能

さらに、署名を事前に設定しておくこともできます。複数の署名を設定できるので、送る相手に合わせて使い分けられます。
また、Outlookには「クイックアクセスツールバー」があり、よく使う機能を設定することも可能です。署名を設定しておけば、毎回のメール作成時にすぐに活用できます。
Outlookでは、受信トレイで選択しているメールの本文を確認できるようになっています。しかし、本文が表示されていると一覧表示できるメールの件数が減り、見たいメールを探すのに時間がかかってしまいます。そのため、受信トレイでは本文を表示しないように設定し、一覧で確認できるようにしたほうが効率的です。

まとめ

この機会にメール作成の流れを見直してみてはいかがでしょうか。 今回ご紹介した便利機能やメール管理の注意点に気をつけることで、少しでもメール対応の時間を短縮できるかもしれません。
この機会にメール作成の流れを見直してみてはいかがでしょうか。

この記事の執筆者

メールディーラー編集部(株式会社ラクス)

メールディーラー編集部(株式会社ラクス)

カスタマーサポートのメール対応業務を効率化して、顧客満足度の向上につながるメールシステム「メールディーラー」をご提供しています。
URL:https://www.maildealer.jp/

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